Kanał e-mail
Kanał e-mail umożliwia automatyzację komunikacji pomiędzy Tobą a Klientami. Reklamator może automatycznie wysyłać powiadomienia dotyczące przebiegu obsługi zgłoszenia, Ty także możesz bezpośrednio z aplikacji wysyłać wiadomości. System może również automatycznie odbierać wiadomości od Klientów. Udostępnij im adres e-mail, na który mogą wysyłać nowe zgłoszenia lub informacje dodatkowe do istniejących zgłoszeń. W chwili odebrania wiadomości Reklamator wykona kilka operacji i sprawdzeń:
- pobierze szczegóły wiadomości
- sprawdzi czy w tytule wiadomości znajduje się numer reklamacji, jeśli tak - wyszuka reklamację z takim numerem
- jeśli reklamacja jest zarejestrowana, wiadomość e-mail zostanie autmatycznie dołączona do zgłoszenia. Treść wiadomości zostanie zapisana w notatce, załączniki z wiadomości zostaną dodane do reklamacji
- jeśli reklamacja nie istnieje w systemie, zależnie od ustawień - aplikacja automatycznie utworzy nowe zgłoszenie lub wiadomość zostanie odłożona do ręcznego obsłużenia
Aby system mógł rozpoznać numer zgłoszenia w tytule wiadomości e-mail musi on być w określonym formacie. Wystarczy, że w tytule dodasz numer zgłoszenia w nawiasach kwadratowych a Reklamator automatycznie poszuka takiej reklamacji. Przykładowy tytuł wiadomości: Zgłoszenie reklamacyjne [2653/05/2020].
W połączeniu z regułami biznesowymi możesz komunikację w pełni zautomatyzować, w tutułach wiadomości e-mail wysyłanych przez reguły biznesowe możesz korzystać ze słów kluczowych - wpisz {nr_reklamacji} a system wstawi właściwy numer zgłoszenia.
Konfiguracja skrzynek e-mail
Na ekranie ustawień wybierz opcję Kanał e-mail
Na liście dodanych skrzynek pocztowych możesz dla każdej z nich:
- wyświetlić status - statystyki wiadomości oraz wykorzystanie przestrzeni dyskowej
- edytować dane skrzynki
- usunąć skrzynkę
Konfiguracja skrzynki e-mail
- Adres e-mail - adres email skojarzony ze skrzynką
- Nazwa serwera pocztowego - adres serwera pocztowego
- Port serwera pocztowego - port serwera pocztowego, na którym działa usługa poczty
- Nazwa użytkownika - nazwa użytkownika do zalogowania do skrzynki e-mail
- Hasło - hasło użytkownika do skrzynki e-mail
- Katalog wiadomości - katalog w którym dostępne są wiadomości na serwerze pocztowym, domyślnie wartość INBOX
- Szyfrowanie komunikacji - sposób szyfrowania komunikacji z serwerem pocztowym Brak/SSL/TLS
- Wiadomości przeprocesowane - po przeprocesowaniu wiadomości Reklamator może usunąć ją z serwera pocztowego lub oznaczyć jako przeczytana
- Osoba przydzielona - wybrana osoba zostanie przypisana jako tworząca oraz obsługująca reklamację
- Wiadomości nierozpoznane - nierozpoznane wiadomości to takie, dla których nie udało się wyszukać istniejącego zgłoszenia w systemie. Z takich wiadomości system może zawsze tworzyć nowe reklamacje lub pomijać je w celu ręcznej obsługi
Przeglądanie wiadomości e-mail
W meu głownym aplikacji dostępne są dwie pozycje dotyczące przychodzących wiadomości e-mail (dostęp kontrolowany jest przez uprawnienia więc jeśli nie widzisz tych pozycji w menu sprawdź ustawienia grupy).
- Wiadomości e-mail - przeglądanie zawartości skrzynek e-mail
- Historia operacji - przeglądanie wszystkich operacji które zostały wykonane z przychodzącymi wiadomościami e-mail
Lista wiadomości
Wybranie opcji Wiadomości e-mail spowoduje wyświetlenie listy wiadomości, które aktualnie znajduja się w skrzynce e-mail. Jeśli w Reklamatorze zdefiniowana jest więcej niż jedna skrzynka e-mail w pierwszym kroku należy wybrać skrzynkę, z której wiadomości chcemy wyświetlić. System wyświetla jedynie wiadomości, które nie zostały jeszcze odczytane.
Kliknięcie w tytuł wiadomości spowoduje wyświetlenie szczegółów e-mail - nadawcy, daty otrzymania oraz treści wiadomości. Każdą wiadomość można obsłużyć ręcznie:
- Utwórz zgłoszenie - po kliknięciu system automatycznie utworzy nową reklamację, treść wiadomości e-mail zostanie umieszczona w opisie reklamacji. Używając adresu e-mail nadawcy system spróbuje dołączyć istniejącego klienta lub utworzy nowego. Załączniki z wiadomości e-mail zostaną także dodane do reklamacji. Wiadomość e-mail zgodnie z ustawieniami zostanie oznaczona jako przeczytana lub usunięta z serwera pocztowego.
- Dołącz do zgłoszenia - po kliknięciu pojawi się formularz, przez który można wyszukać istniejącą reklamację. Po wskazaniu zgłoszenia i kliknięciu Dołącz do wybranego zgłoszenia, system doda wiadomść email jako notatkę, dołączy wszystkie załączniki. Wiadomość e-mail zgodnie z ustawieniami zostanie oznaczona jako przeczytana lub usunięta z serwera pocztowego.
- Oznacz jako przeczytane - wiadomość zostanie oznaczona jako przeczytana, nie będzie pojawiać się na liście e-mail.
- Usuń wiadomość - wiadomość zostanie bezpowrotnie usunięta z serwera pocztowego
Historia operacji
Wszystkie operacje wykonywane w ramach przychodzących wiadomości e-mail są rejestrowane. Możesz je przeglądać, wyszukiwać, sortować.
Operacje związane z wiadomościami e-mail są również widoczne w historii obsługi zgłoszeń.
Reguły biznesowe
Po przetworzeniu wiadomości e-mail system może wysyłać automatyczne powiadomienia do Klienta lub osób zaangażowanych z proces obsługi reklamacji. Po automatycznym utworzeniu reklamacji z wiadomości e-mail wywoływane są reguły Po utworzeniu zgłoszenia, po dołączeniu wiadomości do istniejącego zgłoszenia wywoływane są reguły po przypisaniu przychodzącej wiadomości e-mail do zgłoszenia.
Obsługa wiadomości przychodzących jest dostępna tylko w pakiecie Business